Versie privacy-2026-08-12-v1 · 12 augustus 2026

Privacyverklaring

1. Wie verwerkt je gegevens?

Muziekschool Kortrijk is voor de in deze verklaring beschreven schooladministratie de verwerkingsverantwoordelijke. Vragen of verzoeken over persoonsgegevens kunnen worden gestuurd naar info@muziekschoolkortrijk.be. Vermeld geen gevoelige gegevens in de onderwerpregel.

2. Welke gegevens verwerken we?

Bij een inschrijving verwerken we identificatie- en contactgegevens van de leerling en, bij een minderjarige, van de ouder of voogd. We verwerken daarnaast geboortedatum, adres, gekozen les en lesmoment, beschikbaarheid, voorkeur voor een lesgever, opmerkingen en de vastgelegde versies en tijdstippen van je akkoorden.

Voor de verdere schoolwerking verwerken we aanwezigheden, communicatie, documenten die je zelf bezorgt, facturen, betalingen, eventuele terugbetalingen en administratieve notities. De website bewaart ook beperkte technische beveiligingsgegevens. IP-adressen en loginidentificatoren worden daarvoor alleen als een met een geheime sleutel gemaakte HMAC-fingerprint opgeslagen; het ruwe IP-adres wordt niet in de throttlingtabellen bewaard.

3. Waarom en op welke grond?

• om je aanvraag te behandelen, lessen te plannen en de onderwijsovereenkomst uit te voeren of voor te bereiden;
• om te factureren, betalingen te verwerken en te voldoen aan toepasselijke boekhoudkundige en fiscale verplichtingen;
• om leerlingen, ouders of voogden praktisch te informeren over lessen en administratie;
• om misbruik te voorkomen, de toepassing te beveiligen en administratieve handelingen controleerbaar te maken, op basis van het gerechtvaardigde belang om de schoolwerking en gegevens te beschermen;
• voor beeldgebruik of niet-noodzakelijke communicatie uitsluitend wanneer daarvoor afzonderlijke toestemming is gegeven. Beeldkeuzes worden per doel bijgehouden: foto maken, besloten delen, website, sociale media, drukwerk, pers en partners. Elk doel kan voor toekomstig gebruik afzonderlijk worden ingetrokken.

Wanneer een bepaalde verwerking wettelijk verplicht is of noodzakelijk is om de gevraagde dienstverlening te leveren, kan het ontbreken van de noodzakelijke gegevens betekenen dat we een inschrijving niet kunnen uitvoeren.

4. Met wie delen we gegevens?

Alleen bevoegde medewerkers en lesgevers krijgen toegang voor hun taak. Gegevens kunnen worden verwerkt door zorgvuldig gekozen dienstverleners voor hosting, e-mail, back-up en online betalingen. Zij mogen gegevens alleen volgens onze instructies en passende afspraken verwerken. Gegevens worden niet verkocht. Een doorgifte buiten de Europese Economische Ruimte mag alleen plaatsvinden wanneer een geldige doorgiftegrond en passende waarborgen zijn vastgelegd.

Om typefouten in een adres te voorkomen, controleert de website straat, huisnummer en postcode via de officiële Vlaamse Basisregisters. Voor die controle worden alleen deze adresdelen verzonden; naam, e-mailadres en gsm-nummer worden niet meegestuurd. Als de gemeente tijdelijk niet automatisch kan worden opgehaald, blijft de invoer staan en vraagt de website om het later opnieuw te proberen.

5. Hoe lang bewaren we gegevens?

We bewaren persoonsgegevens niet langer dan nodig voor schooladministratie, bewijs, geschillen en wettelijke verplichtingen. Bewaartermijnen worden per gegevenscategorie vastgelegd en periodiek beoordeeld. Factuur- en boekhoudgegevens volgen de toepasselijke bewaartermijnen. Wanneer een lopende controle, klacht of procedure tijdelijk langer behoud vereist, wordt dat afzonderlijk vastgelegd en opnieuw beoordeeld.

6. Beveiliging

De toepassing gebruikt onder meer rolgebaseerde toegang, server-side sessiecontrole, tijdelijke loginblokkering, CSRF-bescherming, gehashte wachtwoorden, audit- en security-events, HTTPS-instellingen en afgeschermde opslagmappen. Geen enkele maatregel sluit alle risico’s uit; vermoedelijke incidenten worden onderzocht en volgens de toepasselijke meldingsplicht behandeld.

7. Jouw rechten

Afhankelijk van de verwerking kan je vragen om informatie, inzage, verbetering, wissing, beperking, overdraagbaarheid of bezwaar. Waar verwerking op toestemming berust, kan je die toestemming voor de toekomst intrekken. We kunnen voldoende informatie vragen om je identiteit veilig te controleren. Rechten zijn niet absoluut; wettelijke bewaarplichten of de rechten van anderen kunnen een verzoek beperken.

Stuur je verzoek naar info@muziekschoolkortrijk.be. Je kan ook contact opnemen met of een klacht indienen bij de Belgische Gegevensbeschermingsautoriteit.

8. Minderjarigen en geautomatiseerde besluiten

Voor minderjarige leerlingen vragen we de gegevens van een ouder of voogd. De toepassing neemt geen uitsluitend geautomatiseerde beslissing met rechtsgevolgen over een inschrijving: capaciteit en administratieve status worden door de schoolwerking beheerd.

9. Wijzigingen

Bij elke online inschrijving bewaren we de versie van deze verklaring en het tijdstip van akkoord. Materiële wijzigingen krijgen een nieuwe versie; waar nodig vragen we opnieuw akkoord of informeren we betrokkenen rechtstreeks.